Informativa Privacy
Ai sensi dell’articolo 13 ss., Regolamento UE, n. 2016/679 (GDPR) si informa che il trattamento dei dati personali è svolto al fine di gestire la prenotazione per fornire i propri servizi.
Il titolare del trattamento è Solidarietà, nella persona del Legale Rappresentante.
Il trattamento avverrà presso la sede Solidarietà Cooperativa, Loc. Belvedere – S.Antonio – ingresso 5 – n.39 , con l’utilizzo di procedure anche informatizzate, nei modi e nei limiti necessari perseguire la predetta finalità.
I Suoi dati personali non saranno “diffusi”, cioè non saranno messi a conoscenza di soggetti indeterminati; tali dati, invece, potranno essere da noi “comunicati”, cioè saranno messi a conoscenza di uno o più soggetti determinati, in particolare possono essere conosciuti dai dipendenti e collaboratori del titolare del trattamento per la finalità sopra esplicitata.
I dati personali sono trattati con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.
I dati personali sono oggetto di un processo decisionale automatizzato; specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.
Il trattamento verrà mantenuto per il periodo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti.
Agli interessati sono riconosciuti i diritti di cui agli artt. 15 ss. del Regolamento UE, n. 2016/679 rivolgendo le richieste a Solidarietà Cooperativa Loc. Belvedere – S.Antonio – ingresso 5 – n.39
INFORMATIVA PRIVACY – WHISTLEBLOWING
Ai sensi dell’art. 13 del GDPR – Regolamento 2016/679
luglio 2023
La presente informativa descrive i trattamenti eseguiti che comprendono il canale di segnalazione delle violazioni di illeciti e irregolarità ai sensi del D.lgs. 24/2023 in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937 del Parlamento europeo e del Consiglio.
Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati è Solidarietà Cooperativa Sociale Soc. Coop., con sede in Loc. Belvedere, S. Antonio, Ingresso 5, n. 39 – 53034 Colle Val D’Elsa (SI) nella persona del legale rappresentante FRANCESCO RUSTICI.
Responsabile della protezione dei dati
Il responsabile della protezione dei dati (DPO), a cui potrà rivolgersi per tutte le questioni riguardanti il trattamento dei dati personali e all’esercizio dei diritti, è raggiungibile ai seguenti recapiti di contatto:
MARCO DI FELICE
Telefono: 3934826383;
E-mail: privacy@solidarietacooperativa.it
Categorie di dati personali
Dati personali comuni di cui all’art. 4, punto 1, del GDPR del Segnalante (nel caso di Segnalazioni non anonime) nonché di eventuali Persone coinvolte o menzionate nella Segnalazione e Facilitatori, come definiti dalla Procedura Whistleblowing, di seguito “Interessati”, quali: dati anagrafici (ad es. nome, cognome, data e luogo di nascita), dati di contatto (es. numero telefonico fisso e/o mobile, indirizzo postale/e-mail).
Categorie e dati particolari di cui all’art. 9 del GDPR, qualora fossero anch’essi inseriti nella segnalazione.
Finalità e relativa base giuridica del trattamento
I trattamenti saranno effettuati per la gestione del procedimento di Whistleblowing in conformità alla normativa vigente, procedendo alla verifica della attendibilità del fatto segnalato, all’adozione dei provvedimenti conseguenti, alla tutela in giudizio di un diritto ed alla risposta ad un’eventuale richiesta dell’Autorità giudiziaria.
La base giuridica del trattamento risiede, rispetto alla segnalazione da lei fatta, nel legittimo interesse del titolare del trattamento e nell’adempimento degli obblighi di legge.
Il conferimento dei dati è necessario per la gestione del procedimento di Whistleblowing e per tutte le osservanze susseguenti.
In riferimento ai cookie, si rimanda alla specifica sezione della piattaforma di segnalazione.
Destinatari dei dati personali
I dati personali potranno essere accessibili solo ed esclusivamente ai soggetti che avranno un ruolo nella gestione del procedimento di Whistleblowing ovvero ai soggetti interni specificamente individuati, all’Organismo di Vigilanza e ai soggetti da questi specificamente individuati e ai consulenti esterni eventualmente coinvolti. I soggetti sopra elencati sono vincolati da un obbligo di riservatezza e da specifiche istruzioni operative.
Potranno avere accesso ai dati personali, per finalità strettamente tecniche ed attinenti alla piattaforma, anche i fornitori del servizio per la gestione della segnalazione, che agiranno del trattamento sulla base di istruzioni fornite dal titolare.
Potranno avere accesso ai dati ed alle informazioni ricevute anche l’Autorità giudiziaria, l’Autorità pubblica, l’ANAC e, in generale, tutti i soggetti a cui la comunicazione debba essere effettuata in forza di una legge.
I dati personali non saranno comunicati a soggetti diversi da quelli sopra individuati, né saranno diffusi e non saranno trasferiti a paesi fuori dall’UE.
Periodo di conservazione
I dati personali potranno essere conservati per un periodo di tempo limitato al raggiungimento delle finalità per cui sono raccolti.
La documentazione relativa alle segnalazioni e le segnalazioni stesse saranno conservate per il tempo necessario e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione.
Il periodo di conservazione potrebbe essere prolungato da imposizioni di legge o necessario alla tutela di un diritto.
I dati personali che non sono palesemente utili al trattamento di una specifica segnalazione non saranno raccolti o, se raccolti accidentalmente, saranno immediatamente cancellati/eliminati.
Modalità e logica del trattamento
I trattamenti dei dati sono effettuati manualmente e/o attraverso strumenti informatici e telematici con logiche correlate alle finalità sopraindicate e, comunque, in modo da garantirne la sicurezza e la riservatezza. Il sistema di gestione delle Segnalazioni garantisce, in ogni fase, la riservatezza dell’identità del Segnalante, delle Persone coinvolte e/o comunque menzionate nella Segnalazione, del contenuto della Segnalazione e della relativa documentazione, fatto salvo quanto previsto dall’art. 12 del d.lgs. n. 24/2023.
Diritti degli interessati
L’interessato, nelle persone del Segnalante o del Facilitatore, ha diritto di accedere in ogni momento ai dati che lo riguardano e di esercitare i diritti previsti dagli articoli da 15 al 22 del GDPR, il diritto di accesso ai dati personali, a rettificarli, ad ottenerne la cancellazione o il cosiddetto diritto all’oblio, il diritto alla limitazione del trattamento, alla portabilità dei dati personali o quello di opposizione al trattamento, inviando una e-mail a: privacy@solidarietacooperativa.it. Inoltre, l’interessato ha diritto di proporre un reclamo al Garante della protezione dei dati personali.
I suddetti diritti non sono esercitabili dalla persona coinvolta o dalla persona menzionata nella segnalazione, per il tempo e nei limiti in cui ciò costituisca una misura necessaria e proporzionata, ai sensi dell’art. 2-undecies del Codice Privacy in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla tutela della riservatezza dell’identità della persona segnalante.
Ulteriori informazioni
Il titolare resta a disposizione per qualsiasi necessità di chiarimento.
INFORMATIVA GENERALE WHISTLEBLOWING
SEGNALAZIONE DI ILLECITI AZIENDALI
Canale di segnalazione interna per i soggetti che intrattengono rapporti con Solidarietà Cooperativa Sociale
ai sensi del D.lgs. 24/2023, in attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937
del Parlamento europeo e del Consiglio.
1 Premessa
La presente informativa è rivolta a tutti i soggetti che hanno rapporti con Solidarietà Cooperativa Sociale (di seguito Cooperativa) e sono legittimati alla segnalazione di eventuali illeciti aziendali in cui fossero direttamente coinvolti o di cui fossero venuti a conoscenza.
La presente informativa ha lo scopo di informare chiaramente gli eventuali soggetti segnalanti sull’esistenza del canale di segnalazione interno messo a disposizione per il whistleblowing, sul suo meccanismo di funzionamento, sull’iter procedurale e sui termini di riscontro e sull’osservanza delle disposizioni di legge in materia da parte della Cooperativa.
L’informativa è messa a disposizione e a conoscenza degli eventuali interessati attraverso:
– Pubblicazione sul sito https://solidarietacooperativa.it/ così da potere essere messa a disposizione dei soggetti esterni e dei lavoratori dipendenti della Cooperativa;
– Inviata tramite e-mail ai dipendenti della Cooperativa;
– Apposta nelle bacheche degli ambienti di lavoro dove operano i lavoratori della Cooperativa.
La Cooperativa, ai fini di eventuali cambiamenti e a sua discrezione, si riserva il diritto di aggiornare, modificare, aggiungere o rimuovere qualsiasi parte della presente informativa in qualsiasi momento.
2 Definizione del whistleblower (Segnalante)
Il whistleblower o segnalante è la persona che segnala, divulga ovvero denuncia le violazioni di disposizioni normative nazionali o dell’Unione europea che ledono l’interesse pubblico o l’integrità dell’ente privato di cui è venuta a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo pubblico o privato.
3 Canali di segnalazione
Nel rispetto agli obblighi di legge, la Cooperativa si è dotata di una piattaforma fornita da un partner adeguatamente scelto che adotta un sistema per le segnalazioni di illeciti aziendali conforme alla Direttiva UE 2019/1937 e conforme al GDPR – Regolamento Privacy 2016/679.
Il canale di segnalazione deve intendersi di tipo interno ex. Art. 4, D. Lgs. 24/2023 e consente l’invio di segnalazioni in forma scritta.
Attraverso il Portale Whistleblowing, raggiungibile al seguente indirizzo:
https://solidarietacooperativa.whistlelink.com/
e a cui è possibile accedere anche dal menù del sito internet della Cooperativa.
Il soggetto vittima di un illecito aziendale o un soggetto terzo che sia a conoscenza di un fatto di illecito aziendale già avvenuto o potenzialmente configurabile in futuro può segnalarlo in forma completamente anonima oppure, a sua scelta, in forma non anonima.
Se la scelta ricade sulla segnalazione anonima, sarà presa in carico solo se adeguatamente e specificatamente circostanziata; in difetto sarà impossibile procedere.
La segnalazione verrà tempestivamente gestita da un addetto formato a tale scopo per garantire la gestione del caso conformemente a quanto prescritto in materia dalla legge.
Oppure è possibile effettuare la segnalazione interna in forma orale ai sensi del Comma 3, Art. 4, D. Lgs. 24/2023 richiedendo un incontro diretto tramite l’invio di una mail all’indirizzo privacy@solidarietacooperativa.it il quale sarà fissato in un tempo massimo di 7 giorni.
Esiste anche la possibilità di effettuare la segnalazione attraverso il canale esterno, attivato dall’Autorità Nazionale Anticorruzione (ANAC), è accessibile in via residuale, rispetto al canale di segnalazione interna qualora:
– non sia prevista, nell’ambito del suo contesto lavorativo, l’attivazione obbligatoria del canale di segnalazione interna o, anche se obbligatorio, non risulta essere attivo o, anche se attivato, non risulta essere conforme;
– la persona segnalante abbia già effettuato una segnalazione interna e la stessa non abbia avuto seguito;
– la persona segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
– la persona segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.
4 Chi sono i soggetti legittimati alla segnalazione
Sono legittimati all’invio di segnalazioni di illeciti aziendali, tutti i soggetti elencati all’Art.3 del D.lgs. n. 24/2023.
La segnalazione può essere fatta da:
– I dipendenti di Solidarietà Cooperativa Sociale che lavorano nella sede ed anche i lavoratori che operano nelle sedi di lavoro fisse dei committenti (front office, portinerie, biblioteche, canili, mense, ecc.);
– I lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso la Cooperativa;
– I liberi professionisti, consulenti e lavoratori autonomi, ivi compresi quelli con rapporto di collaborazione che intrattengono rapporti con la Cooperativa;
– I volontari e i tirocinanti, retribuiti e non retribuiti;
– I soggetti nel periodo di prova o in fase di colloquio;
– le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Cooperativa.
5 Estensione della tutela
La tutela dei segnalanti è garantita:
– Nel caso dei lavoratori dipendenti della Cooperativa durante tutta la durata del contratto, incluso il periodo di prova ed inoltre è estesa alle fasi di selezione, a quelle precontrattuali in genere e oltre la fine del rapporto di lavoro qualora il lavoratore sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illeciti aziendali simultaneamente o successivamente alla cessazione del rapporto di lavoro;
– Nel caso di liberi professionisti/consulenti/lavoratori autonomi e altri soggetti che intrattengono un rapporto di collaborazione con la Cooperativa per tutta la durata del rapporto, incluse le fasi precontrattuali e oltre il termine di scadenza del contratto qualora il soggetto sia venuto a conoscenza o sia stato vittima di illecito aziendale durante o dopo la cessazione del rapporto.
6 Le segnalazioni ammesse
Oggetto della segnalazione possono essere tutti i comportamenti o i fatti che, a parere del segnalante, configurino o siano potenzialmente in grado di configurare illeciti di natura civile, penale, amministrativa e contabile e siano lesivi di un interesse pubblico o privato.
Questo canale può essere utilizzato per segnalare fatti o situazioni in grado di procurare un danno o un pregiudizio alla Cooperativa, quali ad esempio:
– Comportamenti attuati in violazione del Modello di organizzazione 231, gestione e controllo, del codice etico o di altre disposizioni interne all’organizzazione;
– Comportamenti illeciti rilevanti ai sensi del D.lgs. 231/2001;
– Comportamenti perseguibili sotto il profilo legale penalmente rilevanti o soggetti a sanzioni amministrative;
– Comportamenti in grado di provocare danni o pregiudizi patrimoniali, d’immagine o alle altre risorse della Cooperativa;
– Comportamenti in grado di causare danni per l’ambiente, la salute e la sicurezza delle risorse, dei clienti, dei fornitori o dei cittadini in genere, la protezione dei dati personali e la sicurezza delle reti e sistemi informativi.
7 Le segnalazioni non ammesse
Le segnalazioni non ammesse sono le seguenti
– Le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante o della persona che ha sporto una denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro o di impiego pubblico, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro o di impiego pubblico con le figure gerarchicamente sovraordinate.
– Le segnalazioni di violazioni laddove già disciplinate in via obbligatoria dagli atti dell’Unione europea o nazionali (Es. segnalazioni bancarie e intermediazione finanziaria).
– Alle segnalazioni di violazioni in materia di sicurezza nazionale, nonché di appalti relativi ad aspetti di difesa o di sicurezza nazionale, a meno che tali aspetti rientrino nel diritto derivato pertinente dell’Unione europea.
8 Iter procedurale
Il soggetto che intende fare una segnalazione scritta può accedere al sito
https://solidarietacooperativa.whistlelink.com/
La pagina iniziale del portale fornisce una introduzione generale sul funzionamento del sistema, sulla gestione della segnalazione e sulla garanzia dell’anonimato.
Nella pagina iniziale è presente un link che indirizza all’informativa privacy per i dipendenti e sono presenti inoltre i pulsanti:
– Invia la segnalazione qui;
– Segui il tuo caso.
Cliccando su invia la segnalazione qui, il segnalante accede ad un modulo composto da domante preimpostate che consente di “istruire” il caso ed effettuare la segnalazione in forma anonima o fornendo riferimenti personali sia del segnalato, sia degli eventuali soggetti che hanno posto in atto condotte illecite.
Il segnalante ha facoltà di allegare documenti elettronici che reputa utili a sostenere e/o integrare la segnalazione di illecito.
Il segnalante, una volta inseriti i dati del caso segnalato, viene invitato dalla piattaforma a rivederli e controllarli in una pagina riassuntiva prima di effettuare l’invio.
Una volta eseguito l’invio:
– Al segnalante viene indicato il numero di caso e viene raccomandata l’annotazione dello stesso in quanto solo attraverso il numero di caso, il segnalante potrà seguire gli aggiornamenti e gli esiti riguardanti la sua segnalazione accedendo sul portale whistleblowing e cliccando su segui il tuo caso.
– Al soggetto addetto alla gestione delle segnalazioni arriva contestualmente una notifica via e-mail all’indirizzo privacy@solidarietacooperativa.it circa la presenza di una nuova segnalazione.
La segnalazione viene presa in carico entro il termine di 7 (sette) giorni ed il segnalante può avere il riscontro di questo attraverso un messaggio di avviso di ricevimento pubblicato all’interno del portale, accedendo nella sezione segui il tuo caso.
Successivamente il gestore delle segnalazioni, attraverso il portale, può interfacciarsi con il segnalante se ritiene necessari eventuali approfondimenti oppure, se ha tutti gli elementi necessari può dare riscontro al segnalante attraverso il portale.
In ogni caso, qualora la segnalazione non costituisca un illecito e/o risulti immotivata, viene fornito un riscontro al segnalante entro 3 (tre) mesi dalla data di avviso di ricevimento, data che il portale fa coincidere con quella di invio della segnalazione.
Il soggetto che vuole fare la segnalazione interna in forma orale ai sensi del Comma 3, Art. 4, D.lgs. 24/2023 può richiedere un incontro diretto tramite l’invio di una mail all’indirizzo privacy@solidarietacooperativa.it il quale sarà fissato in un tempo massimo di 7 giorni.
9 Conservazione della documentazione inerente alle segnalazioni
Le segnalazioni e la relativa documentazione sono conservate per il tempo necessario al trattamento della segnalazione e comunque non oltre cinque anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione, ai sensi dell’art. 14 del D. Lgs. 24/2023 e nel rispetto degli obblighi di riservatezza di cui all’art. 12 del D. Lgs. 24/2023 e del GDPR – Regolamento Privacy 2016/679.
10 Osservanza del divieto di atti ritorsivi
Nel rispetto alle disposizioni di cui agli artt. 16, 17, 18, 19, 20, 21 e 22, Capo III (Misure di protezione) del D.lgs. n. 24/2023 la Cooperativa osserverà il divieto di attuare qualsiasi atto ritorsivo nei confronti dei segnalanti.
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